Op zaterdag 27 november houdt Sportclub Haarlo haar jaarlijkse soepactie. Net als
vorig jaar wordt er i.v.m. Corona gekozen voor een andere opzet. In plaats van
deur-aan-deur verkoop, is de soep af te halen bij de Drive Through op sportpark de
Berkel bij het voetbalveld. De erwten- en goulashsoep is wel vertrouwd, zoals al
vele jaren vers bereid door keurslager Boenders uit Eibergen.

Van 9.00-16.00 uur is de mogelijkheid om de verse soep af te halen. Er kan zowel
contant als met pin betaald worden, een liter soep kost €6. De soep kan ook lekker
in de diepvries, fijn voor de dagen dat je iets minder zin hebt in koken.

We vragen aan jullie als lid om bij vrienden, bekenden, buren, familie de soepactie
onder de aandacht te brengen, de bestelling op te nemen en deze voor 18 november
door te geven. Het doorgeven kan bij de “coördinator” van jouw team, maar kan
ook via een mail naar soepactie@sphaarlo.nl.

De opbrengsten van de soepactie hebben wij als vereniging hard nodig. Als ieder
lid zijn best doet en in groepsapps, bij verjaardagen, etc. de actie benoemt en een
aantal bakken verkoopt, hopen we een andere grasmaaier te kunnen aanschaffen, en
dit is zeker geen overbodige luxe.

Boenders kan op bestelling bij maken, dus houd je niet in!

Op woensdagavond 13 oktober is Dick Makkink tijdens de algemene ledenvergadering benoemd tot de nieuwe voorzitter van Sportclub Haarlo. In het verleden was Makkink al hoofdtrainer van de club en tevens was hij als afgevaardigde van Sportclub Haarlo nauw betrokken bij de totstandkoming van UNO’21.

Makkink kreeg de voorzittershamer overhandigd van interim voorzitter Martijn Harkink, die na ruim 5 jaar afscheid neemt als bestuurslid.

Wij willen Martijn bedanken voor de afgelopen 5 jaar en wensen Dick veel succes als voorzitter!

Het huidige bestuur moet met te weinig mensen te veel doen. Het behoeft geen uitleg dat dit voor niemand goed is, niet voor de bestuursleden, maar zeker ook niet voor de vereniging. Om te voorkomen dat de bestuursleden de knuppel in het hoenderhok gooien, of het positief gebracht, te zorgen dat de bestuursleden (weer) lol hebben in hun bestuurswerk, hebben we geprobeerd openstaande taken/functies kort te beschrijven. Dit overzicht is niet compleet, er zijn nog wel meer taken te bedenken. Dus mocht je wel iets willen doen, maar staat hier niets bij wat jou direct trekt, meld je dan ook alsjeblieft. Uiteraard kun je contact met 1 van de bestuursleden opnemen voor meer informatie.

Openstaande functies/taken

• Voorzitter
• Penningmeester
• Algemene bestuursleden (meerdere plekken)
• Communicatie/Social Media (meerdere plekken)
• Back-up voor wedstrijdsecretariaat
• Back-up voor Consul
• Schoonmaker(s)
• Sponsorcommissie (meerdere plekken)
• Sfeerbeheer kantine (meerdere plekken)
• Onderhoudsploeg (meerdere plekken)
• Procesbeschrijver

Voorzitter

Taken:

• Draagt er, samen met overige bestuursleden, zorg voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid
• Leiden  en voorbereiden van de vergaderingen van het verenigingsbestuur
• Maakt deel uit van het verenigingsbestuur
• Vergadert eens in de maand met het verenigingsbestuur
• Bereidt en leidt Algemene Leden Vergadering (eens per jaar)
• Heeft contact en overleg met de diverse commissies
• Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten (o.a. gemeente, de bond, andere verenigingen)
• Is aanwezig en aanspreekbaar, toont aandacht, brengt mensen bij elkaar, tracht conflicten op te lossen

Verantwoordelijkheden:

• Legt eens per jaar verantwoording af aan de leden van de vereniging
• Neem verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten

Tijdsinvestering: Op dit moment kost deze functie nog veel tijd. Dat komt mede door het tekort aan handen.

Penningmeester

Taken:

• Vergadert eens per maand met het verenigingsbestuur, de penningmeester is lid van het dagelijks bestuur
• Verzorgt de administratie van de inkomsten en uitgaven
• Stuurt rekeningen uit voor contributies, opleidingsbijdragen en boetes
• Onderhoudt contact met de ledenadministratie
• Doet de betalingen namens de vereniging
• Maakt facturen op
• Maant leveranciers aan
• Onderhoudt eventueel contact met incassobureau
• Bereidt bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen voor (o.a. het afleggen van verantwoording voor de balans en begroting van de vereniging)
• Verzorgt de contacten met het administratiekantoor t.a.v. de begroting

Tijdsinvestering: De penningmeester wordt ondersteund door een externe club. Als er een normale bestuursbezetting is, wordt er 1x per maand vergaderd. Gemiddeld kost deze functie 3  uur per week.

Algemene bestuursleden

Op dit moment bestaat het bestuur uit 5 personen. We streven ernaar om dit uit te breiden naar 9. Als algemeen bestuurslid kun je verantwoordelijk zijn voor een aandachtsgebied waar jouw interesse naar uitgaat, maar het kan ook algemeen. De algemene bestuursleden sluiten aan bij de maandelijkse bestuursvergaderingen.

Taken en verantwoordelijkheden             

• Verantwoordelijk voor de aan haar of hem aangewezen taken en projecten        
• Opstellen plannen voor taken en projecten
• (laten) Uitvoeren van de taken en projecten
• Rapporteren aan het algemeen bestuur over voortgang van de taken/projecten  
• Besluiten nemen met het algemene bestuur 
• Mede bepalen van de plannen die het algemeen bestuur de komende jaren wil realiseren
• Stelt mede het jaarplan op
• Vertegenwoordigt de vereniging op bijeenkomsten waar zij/hij na bestuursoverleg naartoe afgevaardigd wordt 
• Aanwezig zijn bij algemene ledenvergadering van de vereniging

Tijdsinvestering: De tijdsinvestering is afhankelijk van de noodzaak en de persoonlijke invulling van de functie. Dit is gemiddeld 2 tot maximaal 5 uur per week.

Communicatie / Sociale Media

Er is nog veel winst te behalen voor onze vereniging op het gebied van Social Media. Op dit moment bestaat deze commissie uit 1 persoon, dus nog plek genoeg.
Deze commissie is verantwoordelijk voor de uitingen van de vereniging naar buiten. Het bijhouden van de website, het plaatsen van nieuwsartikelen op de website, het posten van leuke nieuwtjes/foto’s/video’s op de diverse social media kanalen. Het aanleveren van content voor het Kontakt of krant. We zoeken hier mensen voor die handig zijn met de diverse sociale media kanalen, die het leuk vinden om te schrijven. Er zijn nog veel nieuwe dingen te bedenken en op te pakken.
Tijdsinvestering is afhankelijk van het aantal leden, maar ook van de persoonlijke invulling van de functie.

Back-up wedstrijdsecretariaat

Er is een (tijdelijke) wedstrijdsecretaris gevonden. Er wordt nu nog wel een back-up gezocht. De tijdsinvestering zal meevallen, aangezien het om een back-up functie gaat. Wel is het belangrijk dat het iemand is die snel kan schakelen, sociaal en communicatief vaardig is en handig met computers. Als de wedstrijdsecretaris verhinderd is en er komt een afgelasting, dan schakelt de back-up met de scheidsrechter over de afgelasting en zorgt ervoor dat de teams op de hoogte zijn. Of in het geval van een ingelaste wedstrijd, regel je een scheidsrechter.

Back-up Consul

De hoofdtaken van een consul bestaan uit het beoordelen van de bespeelbaarheid van de speelvelden en het informeren van de thuisspelende- en bezoekende vereniging(en), scheidsrechter(s) en eventuele assistent-scheidsrechters bij afkeuringen.  De afgelastingen worden in de voetbalapp gezet door de consul, daarmee is het gros van de leden (nog niet iedereen heeft de app) direct op de hoogte.
Tijdsinvestering is minimaal, aangezien het een back-up functie betreft.

Sponsorcommissie (meerdere plekken)

Momenteel bestaat de commissie uit 2 personen. De tijdsinvestering is afhankelijk van het aantal personen die dit doen en natuurlijk van je eigen invulling van de functie.
In deze functie benader je ondernemers voor sponsoring, onderhoud je contact met bestaande sponsoren. Heb je contact met de penningmeester over de gemaakte afspraken van de sponsoren. Je houdt een overzicht bij voor de penningmeester met de gemaakte afspraken per sponsor.

Opzetten kledingfonds

Al enkele jaren praten we over een kledingfonds. Het samenwerkingsverband UNO heeft ook een dergelijk fonds. Het uitzoeken en opzetten van dit kledingfonds kan gedaan worden is een project. Dit project kan los gedaan worden door 1 of meerdere personen, maar kan ook als onderdeel van de sponsorcommissie worden gedaan. Na het implementeren van het kledingfonds, zal het kledingfonds onder de sponsorcommissie vallen, in samenspraak met de penningmeester.

Sfeerbeheer kantine (meerdere plekken)

Om te zorgen dat de kantine een leuke plek is om te komen, zoeken we meerdere mensen die (in samenspraak met de kantinebeheerder en schoonmaker(s)) de kantine sfeervol aankleden.
Tijdsinvestering: Afhankelijk van het aantal mensen en de initiatieven.

Onderhoudsploeg (meerdere plekken)

Ons complex ligt er altijd meer dan netjes bij. Dit komt met name door de trouwe onderhoudsploeg. Zij komen wekelijks op vrijdag bij elkaar om het groen te onderhouden en verschillende (opknap)klussen te doen. Vind je het leuk om hierbij aan te sluiten, dan ben je meer dan welkom.

Schoonmaker(s)

We zoeken voor de kleedkamers en de kantine een schoonmaker, of personen die het gezamenlijk willen oppakken. Voor deze functie geldt een financiële vergoeding. De functie is redelijk flexibel in te vullen, maar de voorkeur gaat uit naar de vrijdag en de maandag/dinsdag, zodat het tijdens speeldagen schoon is. De teams zijn zelf verantwoordelijk dat de kleedkamers en de kantine bezem schoon is, maar het “echte” schoonmaakwerk is daarmee niet gedekt.
Tijdsinvestering: 2 dagdelen per week (als het door 1 persoon wordt gedaan).

Procesbeschrijver

Zoals gezegd is er meer dan voldoende te doen om onze mooie vereniging draaiend te houden. Een aantal zaken kunnen we beter inrichten als we het proces beschrijven en daarmee inzichtelijk hebben wat er moet gebeuren, wat/wie daarvoor nodig is. Eén van de te beschrijven processen is afgelastingen en het gebruik van de voetbalapp. De consul beoordeelt het veld en bij een afgelasting, zal hij deze in de voetbalapp registreren. Als alle leden gebruik maken van deze app, zou dit al veel werk schelen. Ook zou een procesbeschrijving van een speeldag helpen met het inzichtelijk maken welke taken er allemaal zijn (van de veldindeling tot en met de sluiting van de kantine) en bij wie dat ondergebracht is.